Cosyworker Datenverarbeitungsvereinbarung für den Unternehmensdienst

Diese Datenverarbeitungsvereinbarung ("Vereinbarung") regelt zwischen dem Unternehmen, das den Cosyworker-Unternehmensdienst nutzt ("Unternehmen"), und Cosyworker die Rechte und Pflichten der Parteien in Bezug auf die personenbezogenen Daten, die im Rahmen des Unternehmensdienstes verarbeitet werden. Die Vereinbarung wurde gemäß dem Gesetz Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten ("KVKK") und den einschlägigen Rechtsvorschriften erstellt. Die Vereinbarung ist Anlage und untrennbarer Bestandteil des Angebots, des Bestellformulars oder des Abonnementvertrags, die das Dienstleistungsverhältnis über den Unternehmensdienst zwischen den Parteien begründen (zusammen "Dienstleistungsvertrag"). Beginnt das Unternehmen, den Unternehmensdienst zu nutzen, oder nutzt es ihn weiter, bedeutet dies, dass es diese Vereinbarung annimmt. Besteht in Fragen des Schutzes personenbezogener Daten ein Widerspruch zwischen dem Dienstleistungsvertrag und dieser Vereinbarung, gilt diese Vereinbarung.

Cosyworker: Inhaber und Betreiber der mobilen Anwendung Cosyworker und des Unternehmenspanels. Seine Identität und seine Kontaktdaten sind in der Cosyworker Datenschutzerklärung der mobilen Anwendung angegeben. Unternehmen: Die juristische Person, die den Cosyworker-Unternehmensdienst nutzt und Partei dieser Vereinbarung ist. Anwendung: Die mobile Anwendung Cosyworker. Unternehmenspanel: Die Weboberfläche, über die die vom Unternehmen autorisierten Administratoren den Unternehmensdienst verwalten. Mitarbeiter: Nutzer der Anwendung, dessen Anwendungskonto mit dem Unternehmenskonto des Unternehmens verknüpft ist. Administrator: Person, der das Unternehmen die Zugriffsberechtigung für das Unternehmenspanel erteilt hat. Unternehmensdienst: Die Gesamtheit der Unternehmensfunktionen, die Cosyworker dem Unternehmen und den Mitarbeitern anbietet: Personalverwaltung, Mitarbeitereinladungen, Veranstaltungen und Veranstaltungsanalyse, Ankündigungen, Umfragen, Coworking-Budget, Notfallbenachrichtigung und Sicherheitsabfrage, CosyAI und Aufgaben, Transport-Rabatte und Rabatte an Orten, Webhooks und Anmeldung über das Unternehmensverzeichnis. Die Begriffe personenbezogene Daten, Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter und betroffene Person werden in der Bedeutung verwendet, die sie im KVKK haben.

2.1 Cosyworker ist hinsichtlich der Konto- und Plattformdaten der Nutzer der Anwendung Verantwortlicher. Die Grundsätze für die Verarbeitung dieser Daten sind in der Cosyworker Datenschutzerklärung der mobilen Anwendung erläutert. 2.2 Das Unternehmen ist hinsichtlich der Mitarbeiterdaten, auf die es über das Unternehmenspanel zugreift, die es exportiert oder die ihm per E-Mail oder Webhook übermittelt werden, im Rahmen seiner eigenen Tätigkeiten ein eigenständiger Verantwortlicher. Die Verwendung und Aufbewahrung dieser Daten durch das Unternehmen sowie ihre Weitergabe an Dritte liegen in der Verantwortung des Unternehmens. 2.3 Cosyworker verarbeitet die Daten, die das Unternehmen über das Unternehmenspanel bereitstellt (E-Mail-Listen der Mitarbeiter, Notfallkontakte, Administratorkonten, Büroangaben), im Auftrag des Unternehmens als Auftragsverarbeiter und führt die auf Weisung des Unternehmens eingeleiteten Vorgänge (Versand von Einladungen, Ankündigungen, Umfragen und Sicherheitsabfragen) im Auftrag des Unternehmens durch. Jeder Vorgang, den das Unternehmen im Unternehmenspanel vornimmt, gilt als eine Cosyworker erteilte Weisung. 2.4 Das Anwendungskonto des Mitarbeiters gehört dem Mitarbeiter. Scheidet der Mitarbeiter beim Unternehmen aus oder endet der Dienstleistungsvertrag, verbleiben das Konto des Mitarbeiters und die Daten über seine individuelle Nutzung der Anwendung weiterhin bei Cosyworker.

Die im Rahmen des Unternehmensdienstes verarbeiteten Mitarbeiterdaten und das, was das Unternehmen davon im Unternehmenspanel sehen kann, sind nachstehend nach Funktionen dargestellt:

Das Unternehmen hat über das Unternehmenspanel keinen Zugriff auf Profildetails der Mitarbeiter wie Geburtsdatum und Geschlecht, auf CosyAI-Chats, auf den für Notfälle gespeicherten letzten Standort und auf ihre individuellen Aktivitäten in der Anwendung (Bewertungen von Orten, Favoriten, Notizen usw.). Mitarbeiter desselben Unternehmens können in der Punkterangliste der Anwendung gegenseitig ihren Vornamen, den Anfangsbuchstaben ihres Nachnamens, ihr Profilfoto und ihre Punktzahl sehen.

Das Unternehmen: a) klärt seine Mitarbeiter gemäß Art. 10 KVKK über die Daten auf, auf die es im Rahmen des Unternehmensdienstes zugreift, und darüber, zu welchen Zwecken es diese Daten verwendet. Cosyworker stellt im Unternehmenspanel einen Muster-Aufklärungstext bereit, der zu diesem Zweck verwendet werden kann; die Anpassung des Textes an die eigenen Tätigkeiten des Unternehmens und seine Bekanntgabe an die Mitarbeiter liegen in der Verantwortung des Unternehmens. b) erkennt an, dass es über einen gültigen Rechtsgrund für die Verarbeitung der Mitarbeiterdaten verfügt, auf die es zugreift, und dass es diese Daten ausschließlich beschränkt auf den Zweck des Unternehmensdienstes verwenden wird. Das Unternehmen nutzt den Unternehmensdienst nicht zur Überwachung der Mitarbeiter, zur Leistungsbeurteilung oder für Disziplinarmaßnahmen. c) autorisiert als Administratoren nur Personen, die aufgrund ihrer Aufgabe auf das Unternehmenspanel zugreifen müssen, stellt die Vertraulichkeit der Administratorkonten und ihrer Passwörter sicher und entzieht Administratoren, deren Aufgabe endet, unverzüglich den Zugriff. Für alle mit Administratorkonten vorgenommenen Vorgänge ist das Unternehmen verantwortlich. d) stellt die Sicherheit der Dateien, die es aus dem Unternehmenspanel exportiert (Excel, ZIP), der an es gesendeten E-Mails und der per Webhook an seine eigenen Systeme übermittelten Daten sicher; es bewahrt diese Daten nicht länger als erforderlich auf. e) gibt in das Unternehmenspanel nur Daten ein, die seine eigenen Mitarbeiter, seine Administratoren und die von ihm festgelegten Notfallkontakte betreffen; es sichert zu, dass es berechtigt ist, diese Daten an Cosyworker zu übermitteln. f) schreibt in Freitextfelder wie Ankündigungen, Umfragefragen und Notizen zu Sicherheitsabfragen keine unnötigen personenbezogenen Daten und keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten; es verlangt in Umfragen von den Mitarbeitern keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten. g) entfernt Mitarbeiter, deren Beziehung zum Unternehmen beendet ist, unverzüglich über das Unternehmenspanel aus dem Unternehmenskonto. h) benachrichtigt Cosyworker unverzüglich, wenn es eine Datenschutzverletzung vermutet oder erfährt, dass eines der Administratorkonten kompromittiert wurde.

Cosyworker: a) verarbeitet die Daten, die es im Auftrag des Unternehmens verarbeitet, ausschließlich zum Zweck der Erbringung des Unternehmensdienstes und nach den Weisungen des Unternehmens; es verwendet diese Daten nicht für eigene Marketingzwecke und verkauft sie nicht an Dritte. b) beschränkt den Zugriff auf personenbezogene Daten auf Personen, die aufgrund ihrer Aufgabe darauf zugreifen müssen und einer Vertraulichkeitspflicht unterliegen. In den Verwaltungsansichten, in denen das Cosyworker-Team die Notfall-Sicherheitsabfragen überwacht, werden nur Unternehmensnamen und Gesamtzahlen angezeigt; das Cosyworker-Team hat in diesen Ansichten keinen Zugriff auf die Umfrageantworten, die Ausgabenbelege, die CosyAI-Chats oder die Antworten der Mitarbeiter auf Sicherheitsabfragen. Der technische Zugriff, der für den Betrieb des Systems, die Fehlerbehebung und die Bearbeitung von Supportanfragen erforderlich ist, ist von dieser Bestimmung ausgenommen. c) ergreift gemäß Art. 12 KVKK die technischen und administrativen Maßnahmen, die auf die Gewährleistung eines angemessenen Sicherheitsniveaus gerichtet sind (siehe Art. 9). d) setzt seine Unterauftragsverarbeiter in der in Art. 6 beschriebenen Weise ein und schließt mit ihnen Verträge, die Datenschutzpflichten enthalten, die denen dieser Vereinbarung gleichwertig sind. e) unterstützt das Unternehmen in angemessenem Umfang bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen und bei der Erfüllung der Pflichten des Unternehmens aus dem KVKK (siehe Art. 10 und 11). f) informiert das Unternehmen, wenn es zu der Einschätzung gelangt, dass eine Weisung des Unternehmens gegen die Rechtsvorschriften verstößt.

Das Unternehmen stimmt zu, dass Cosyworker für die Erbringung des Unternehmensdienstes die folgenden Dienstanbieter einsetzt. Ein Teil dieser Anbieter befindet sich im Ausland; die Übermittlungen erfolgen im Einklang mit Art. 9 KVKK.

Cosyworker kann die Liste der Unterauftragsverarbeiter ändern. Wird ein neuer Unterauftragsverarbeiter hinzugefügt, wird die Liste auf dieser Seite aktualisiert; das Unternehmen kann innerhalb von 30 Tagen ab der Aktualisierung aus berechtigtem Grund schriftlich widersprechen. Die Parteien prüfen den Widerspruch nach Treu und Glauben; wird keine Lösung gefunden, kann das Unternehmen die Nutzung der betreffenden Funktion einstellen oder sich auf die Kündigungsbestimmungen des Dienstleistungsvertrags berufen. Cosyworker ist dem Unternehmen gegenüber dafür verantwortlich, dass seine Unterauftragsverarbeiter die Pflichten aus dieser Vereinbarung einhalten.

7.1 Kontozuordnung und Personalverwaltung Ein Nutzer, der sich in der Anwendung mit einer Adresse unter der E-Mail-Domain des Unternehmens registriert, wird automatisch mit dem Unternehmenskonto verknüpft, sofern das Unternehmen über ein freies Kontingent verfügt. Das Unternehmen sichert zu, dass die von ihm mitgeteilte Domain ausschließlich seinen eigenen Mitarbeitern zugewiesen ist; Domains öffentlicher E-Mail-Anbieter werden nicht akzeptiert. Das Entfernen eines Mitarbeiters aus dem Unternehmenskonto ist nur für Personen vorgesehen, deren Beziehung zum Unternehmen beendet ist. Der Zugang des entfernten Mitarbeiters zu den Unternehmensfunktionen endet, sein Konto besteht als das eines individuellen Nutzers fort. Die Aufzeichnungen aus dem Unternehmensdienst aus der Zeit vor dem Entfernen (Umfrageantworten, Ausgabenbelege, Aufzeichnungen geschlossener Sicherheitsabfragen) werden weiterhin als Aufzeichnung des Unternehmens aufbewahrt. 7.2 Mitarbeitereinladungen Das Unternehmen gibt nur die geschäftlichen E-Mail-Adressen seiner eigenen Mitarbeiter ein oder lädt nur diese hoch. Die Einladungs-E-Mail wird nur an Adressen unter der Domain des Unternehmens gesendet, und in der E-Mail wird angegeben, dass der Versand auf Anforderung des Unternehmens erfolgt. Die hochgeladene Datei wird nicht gespeichert; es werden nur die Adressen aufgezeichnet, an die eine Einladung gesendet wurde. An dieselbe Adresse wird innerhalb von 24 Stunden keine erneute Einladung gesendet. 7.3 Veranstaltungen und Veranstaltungsanalyse Das Unternehmen kann die Veranstaltungen, zu denen sich die Mitarbeiter in der Anwendung angemeldet haben, einschließlich öffentlicher Veranstaltungen, je Mitarbeiter einsehen. Das Unternehmen verwendet diese Information ausschließlich für die Planung von Unternehmensveranstaltungen und von Aktivitäten zur Mitarbeiterbindung und informiert seine Mitarbeiter hierüber ausdrücklich. 7.4 Umfragen Ob eine Umfrage anonym ist, kann nach dem Versand nicht mehr geändert werden. Bei anonymen Umfragen werden die Antworten ohne Verknüpfung mit der Identität der antwortenden Person gespeichert, und der Antwortzeitpunkt wird auf Stundengenauigkeit gerundet; Freitextantworten werden dem Unternehmen unverändert angezeigt. Cosyworker wendet bei anonymen Umfragen keine Mindestteilnehmerzahl an. Das Unternehmen verpflichtet sich, keine anonymen Umfragen an Gruppen zu senden, die so klein sind, dass die Antworten Personen zugeordnet werden können, und nicht zu versuchen, anonyme Antworten Personen zuzuordnen. 7.5 Coworking-Budget Der vom Mitarbeiter hochgeladene Ausgabenbeleg wird mittels künstlicher Intelligenz ausgelesen; der ausgelesene Betrag kann vom Mitarbeiter nicht geändert werden, und ob die Ausgabe vom Budget abgedeckt ist, wird automatisch beurteilt. Diese Beurteilung kann fehlerhaft sein; die abschließende Beurteilung obliegt dem Unternehmen. Das Unternehmen verwendet die Ausgabenbelege ausschließlich für die Budgetverfolgung und für Buchhaltungszwecke. 7.6 CosyAI, Aufgaben und Punkte Hinsichtlich der CosyAI-Chats, der gelernten Präferenzen und der Stimmungseinträge ist Cosyworker der Verantwortliche; das Unternehmen hat keinen Zugriff auf diese Daten und kann von Cosyworker nicht verlangen, dass diese Daten weitergegeben werden. 7.7 Notfallbenachrichtigung und Sicherheitsabfrage a) Diese Funktion ist kein Frühwarnsystem, ruft keine Rettungskräfte und ersetzt nicht die Notrufzentrale 112. Es wird nicht garantiert, dass die Benachrichtigungen die Mitarbeiter erreichen. Die Funktion hebt die Pflichten des Unternehmens aus den Rechtsvorschriften über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit nicht auf. b) Die Sicherheitsabfrage kann vom Unternehmen, bei festgestellten Erdbeben automatisch vom System oder für bestimmte Provinzen vom Cosyworker-Team gestartet werden. Das Unternehmen kann automatische und regionale Warnungen im Unternehmenspanel für das eigene Unternehmen deaktivieren. Der mit ausdrücklicher Einwilligung des Mitarbeiters gespeicherte letzte Standort wird dem Unternehmen nicht angezeigt. c) Das Unternehmen verwendet die Daten der Sicherheitsabfrage (Antwort, Standort, Grund und Notiz der Hilfeanfrage) ausschließlich im Rahmen der Notfallreaktion und der Pflichten im Bereich der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes bei der Arbeit; es versendet keine Benachrichtigung, ohne dass ein tatsächliches Ereignis oder eine geplante Übung vorliegt. d) Die Notfallkontakte legt das Unternehmen fest. Cosyworker überprüft diese Adressen nicht. Das Unternehmen informiert diese Personen darüber, dass ihnen E-Mails gesendet werden, die personenbezogene Daten von Mitarbeitern enthalten, hält die Liste aktuell und fügt nur autorisierte Personen hinzu. Eine bereits gesendete E-Mail kann von Cosyworker nicht zurückgeholt werden. e) Der Link "Harita uygulamasında aç" (In der Karten-App öffnen) im Unternehmenspanel übermittelt die Koordinaten des betreffenden Mitarbeiters an eine Karten-Website eines Drittanbieters; die Nutzung dieses Links liegt im Ermessen des Unternehmens. 7.8 Webhooks Richtet das Unternehmen einen Webhook ein, werden Informationen über den Beitritt von Mitarbeitern zum Unternehmenskonto oder ihr Ausscheiden daraus sowie über ihre bestätigten Ausgaben (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Mitgliedschaftsstatus, Betrag, Name des Betriebs, Notiz) an die vom Unternehmen festgelegte Adresse übermittelt, und der gesendete Inhalt wird im Zustellprotokoll gespeichert. Das Unternehmen sichert zu, dass die von ihm festgelegte Adresse ihm gehört und sicher ist und dass es den Signaturschlüssel geheim halten wird. 7.9 Anmeldung über das Unternehmensverzeichnis Die Anmeldung über das Unternehmensverzeichnis (LDAP) wird auf Anforderung des Unternehmens eingerichtet. Das Unternehmenspasswort des Mitarbeiters wird ausschließlich zur Authentifizierung an den Verzeichnisserver des Unternehmens übermittelt und von Cosyworker nicht gespeichert. Die Sicherheit und die Verfügbarkeit des Verzeichnisservers liegen in der Verantwortung des Unternehmens.

8.1 Die Daten im Rahmen des Unternehmensdienstes werden für die folgenden Zeiträume aufbewahrt: • Nicht bestätigte Ausgabenbelege werden 24 Stunden nach dem Hochladen gelöscht. Bestätigte Ausgabenbelege werden für die Dauer des Dienstleistungsvertrags und bis zu ihrer Löschung gemäß Art. 8.3 aufbewahrt. • Umfrageantworten, Einladungsaufzeichnungen, Webhook-Zustellprotokolle und die Vorgangsprotokolle des Unternehmenspanels werden für die Dauer des Dienstleistungsvertrags und bis zu ihrer Löschung gemäß Art. 8.3 aufbewahrt. • Der in Notfall-Sicherheitsabfragen geteilte Standort sowie Grund und Notiz der Hilfeanfrage werden 1 Jahr nach Schließung der Sicherheitsabfrage gelöscht; der für Notfälle gespeicherte letzte Standort wird, sofern er nicht aktualisiert wird, spätestens nach 30 Tagen gelöscht; die Aufzeichnung der Sicherheitsabfrage selbst wird für die Dauer des Dienstleistungsvertrags und bis zu ihrer Löschung gemäß Art. 8.3 aufbewahrt. 8.2 Endet der Dienstleistungsvertrag, schließt Cosyworker die Administratorkonten des Unternehmens. Das Unternehmen ist verpflichtet, die von ihm benötigten Daten vor der Beendigung mit den Exportwerkzeugen im Unternehmenspanel abzurufen. 8.3 Cosyworker löscht oder anonymisiert die Daten, die es im Auftrag des Unternehmens verarbeitet, und die für das Unternehmen spezifischen Aufzeichnungen aus dem Unternehmensdienst (Umfrageantworten, Ausgabenbelege, Aufzeichnungen der Sicherheitsabfragen, Einladungsaufzeichnungen, Administratorkonten, Notfallkontakte) innerhalb von 30 Tagen nach einer schriftlichen Aufforderung des Unternehmens und, auch wenn keine Aufforderung vorliegt, spätestens innerhalb von 1 Jahr nach der Beendigung. Daten, deren Aufbewahrung nach den Rechtsvorschriften vorgeschrieben ist, werden bis zum Ablauf der jeweiligen Fristen aufbewahrt. 8.4 Die Anwendungskonten der Mitarbeiter und die Daten über ihre individuelle Nutzung der Anwendung fallen nicht in den Geltungsbereich dieses Artikels.

9.1 Um die rechtswidrige Verarbeitung personenbezogener Daten und den rechtswidrigen Zugriff auf diese Daten zu verhindern, wendet Cosyworker technische und administrative Maßnahmen an, darunter die Verschlüsselung der Datenübertragung, die berechtigungsbasierte Beschränkung des Zugriffs, die erneute Abfrage des Passworts für sensible Vorgänge im Unternehmenspanel, die Bereitstellung der Ausgabenbelege in einem nicht öffentlich zugänglichen Bereich und über kurzlebige Links, die Führung von Vorgangsprotokollen und regelmäßige Datensicherungen. 9.2 Erfährt Cosyworker von einer Datenschutzverletzung, die personenbezogene Daten der Mitarbeiter des Unternehmens betrifft, informiert es das Unternehmen ohne jede Verzögerung. Die Mitteilung enthält, soweit bekannt, die Art der Verletzung, die betroffenen Datenkategorien und die Anzahl der betroffenen Personen, die möglichen Folgen und die ergriffenen Maßnahmen. 9.3 Meldungen an die türkische Datenschutzbehörde und an die betroffenen Personen liegen hinsichtlich der Daten, für die die jeweilige Partei Verantwortlicher ist, in der Verantwortung dieser Partei. Die Parteien unterstützen einander in angemessenem Umfang bei der Vorbereitung dieser Meldungen.

Die Mitarbeiter können ihre Rechte gemäß Art. 11 KVKK gegenüber beiden Parteien ausüben. Ein Antrag, der bei einer der Parteien eingeht und Daten betrifft, für die die andere Partei Verantwortlicher ist, wird unverzüglich an die andere Partei weitergeleitet. Cosyworker stellt auf Anforderung des Unternehmens in angemessenem Umfang die über die Werkzeuge im Unternehmenspanel hinaus erforderlichen Informationen bereit, damit Anträge zu Daten, für die das Unternehmen Verantwortlicher ist, beantwortet werden können.

Cosyworker stellt auf schriftliche Anforderung des Unternehmens die in angemessenem Umfang erforderlichen Informationen bereit, um nachzuweisen, dass es seine Pflichten aus dieser Vereinbarung einhält. Das Unternehmen stellt diese Anforderung nicht häufiger als einmal im Jahr, außer in Fällen, in denen die Rechtsvorschriften oder eine zuständige Behörde etwas anderes verlangen. Die bereitgestellten Informationen sind vertraulich und dürfen ausschließlich zur Beurteilung der Einhaltung verwendet werden.

Jede Partei haftet für die Schäden, die dadurch entstehen, dass sie ihre eigenen Pflichten aus dieser Vereinbarung und aus dem KVKK verletzt. Ansprüche, die daraus entstehen, dass das Unternehmen die Daten, auf die es zugreift, entgegen dieser Vereinbarung oder den Rechtsvorschriften verwendet, seine Mitarbeiter nicht aufklärt oder Daten in das Unternehmenspanel eingibt, zu deren Übermittlung an Cosyworker es nicht berechtigt ist, liegen in der Verantwortung des Unternehmens. Die Haftungsbeschränkungen des Dienstleistungsvertrags gelten, soweit die Rechtsvorschriften dies zulassen, auch für diese Vereinbarung.

Diese Vereinbarung bleibt in Kraft, solange der Dienstleistungsvertrag in Kraft ist und solange Cosyworker weiterhin personenbezogene Daten im Auftrag des Unternehmens verarbeitet. Cosyworker kann diese Vereinbarung aufgrund von Änderungen der Rechtsvorschriften oder des Unternehmensdienstes aktualisieren. Der aktuelle Text wird auf dieser Seite veröffentlicht; wesentliche Änderungen werden dem Unternehmen vorab über das Unternehmenspanel oder per E-Mail mitgeteilt. Diese Vereinbarung unterliegt türkischem Recht. Für Streitigkeiten aus der Vereinbarung sind, sofern im Dienstleistungsvertrag nichts anderes vereinbart ist, die Gerichte und Vollstreckungsämter Istanbul (Anatolische Seite) zuständig.

Für Fragen, Mitteilungen und Anträge zu dieser Vereinbarung: E-Mail: [email protected] Mitteilungen des Unternehmens gelten als wirksam, wenn sie von den im Unternehmenspanel hinterlegten E-Mail-Adressen der Administratoren gesendet werden.