Contratto sul trattamento dei dati del Servizio Aziendale Cosyworker

Il presente Contratto sul trattamento dei dati ("Contratto") disciplina, tra la società che utilizza il servizio aziendale Cosyworker ("Società") e Cosyworker, i diritti e gli obblighi delle parti in relazione ai dati personali trattati nell'ambito del servizio aziendale. Il Contratto è stato redatto in conformità con la Legge sulla protezione dei dati personali n. 6698 ("KVKK") e con la normativa pertinente. Il Contratto costituisce allegato e parte integrante dell'offerta, del modulo d'ordine o del contratto di abbonamento che instaura il rapporto di servizio aziendale tra le parti (congiuntamente, "Contratto di Servizio"). L'inizio o la prosecuzione dell'utilizzo del servizio aziendale da parte della Società comporta l'accettazione del presente Contratto. In caso di contrasto tra il Contratto di Servizio e il presente Contratto nelle materie relative alla protezione dei dati personali, si applica il presente Contratto.

Cosyworker: il proprietario e gestore dell'applicazione mobile Cosyworker e del Pannello Aziendale. La sua identità e i suoi dati di contatto sono indicati nell'Informativa sulla privacy dell'applicazione mobile Cosyworker. Società: la persona giuridica che utilizza il servizio aziendale Cosyworker ed è parte del presente Contratto. Applicazione: l'applicazione mobile Cosyworker. Pannello Aziendale: l'interfaccia web tramite la quale gli amministratori autorizzati dalla Società gestiscono il servizio aziendale. Dipendente: l'utente dell'Applicazione il cui account dell'Applicazione è collegato all'account aziendale della Società. Amministratore: la persona alla quale la Società ha concesso l'autorizzazione di accesso al Pannello Aziendale. Servizio Aziendale: l'insieme delle funzionalità aziendali che Cosyworker offre alla Società e ai Dipendenti: gestione del personale, inviti ai dipendenti, eventi e analisi degli eventi, annunci, sondaggi, budget coworking, notifica di emergenza e appello di sicurezza, CosyAI e compiti, sconti sui trasporti e sconti sui luoghi, webhook e accesso tramite directory aziendale. I concetti di dato personale, titolare del trattamento, responsabile del trattamento e interessato sono utilizzati con il significato che hanno nel KVKK.

2.1 Cosyworker è titolare del trattamento per quanto riguarda i dati dell'account e della piattaforma degli utenti dell'Applicazione. I principi relativi al trattamento di tali dati sono illustrati nell'Informativa sulla privacy dell'applicazione mobile Cosyworker. 2.2 La Società è un autonomo titolare del trattamento, nell'ambito delle proprie attività, per quanto riguarda i dati dei Dipendenti ai quali accede tramite il Pannello Aziendale, che esporta o che le vengono trasmessi via email o webhook. L'utilizzo, la conservazione e la condivisione con terzi di tali dati da parte della Società rientrano nella responsabilità della Società. 2.3 Cosyworker tratta per conto della Società, in qualità di responsabile del trattamento, i dati forniti dalla Società tramite il Pannello Aziendale (elenchi di indirizzi email dei dipendenti, contatti di emergenza, account degli amministratori, informazioni sugli uffici) ed esegue per conto della Società le operazioni avviate su istruzione della Società (invio di inviti, annunci, sondaggi e appelli di sicurezza). Ogni operazione compiuta dalla Società nel Pannello Aziendale è considerata un'istruzione impartita a Cosyworker. 2.4 L'account dell'Applicazione del Dipendente appartiene al Dipendente. Se il Dipendente lascia la Società o se il Contratto di Servizio cessa, l'account del Dipendente e i dati relativi al suo utilizzo individuale dell'Applicazione continuano a rimanere presso Cosyworker.

I dati dei Dipendenti trattati nell'ambito del Servizio Aziendale e ciò che, di tali dati, la Società può vedere nel Pannello Aziendale sono indicati di seguito per funzionalità:

Tramite il Pannello Aziendale la Società non può accedere ai dettagli del profilo dei Dipendenti quali data di nascita e genere, alle chat CosyAI, all'ultima posizione conservata per le emergenze né alle loro attività individuali nell'Applicazione (recensioni di luoghi, preferiti, note, ecc.). I Dipendenti della stessa Società possono vedere, nella classifica a punti dell'Applicazione, il nome, l'iniziale del cognome, la foto del profilo e il punteggio gli uni degli altri.

La Società: a) informa i propri Dipendenti, ai sensi dell'art. 10 KVKK, in merito ai dati ai quali essa stessa accede nell'ambito del Servizio Aziendale e alle finalità per le quali utilizza tali dati. Cosyworker mette a disposizione nel Pannello Aziendale un modello di informativa utilizzabile a tal fine; l'adattamento del testo alle attività della Società e la sua comunicazione ai Dipendenti rientrano nella responsabilità della Società. b) riconosce di disporre di una base giuridica valida per trattare i dati dei Dipendenti ai quali accede e che utilizzerà tali dati esclusivamente nei limiti della finalità del Servizio Aziendale. La Società non utilizza il Servizio Aziendale a fini di monitoraggio dei Dipendenti, di valutazione delle prestazioni o di procedimenti disciplinari. c) autorizza come Amministratori soltanto le persone che devono accedere al Pannello Aziendale in ragione delle loro mansioni, garantisce la riservatezza degli account e delle password degli Amministratori e revoca senza indugio l'accesso degli Amministratori le cui mansioni sono cessate. La Società è responsabile di tutte le operazioni compiute con gli account degli Amministratori. d) garantisce la sicurezza dei file che esporta dal Pannello Aziendale (Excel, ZIP), delle email che le vengono inviate e dei dati trasmessi ai propri sistemi tramite webhook; non conserva tali dati più a lungo del necessario. e) inserisce nel Pannello Aziendale soltanto dati relativi ai propri dipendenti, ai propri Amministratori e ai contatti di emergenza da essa designati; garantisce di essere autorizzata a trasferire tali dati a Cosyworker. f) non scrive dati personali non necessari né categorie particolari di dati personali nei campi di testo libero quali annunci, domande dei sondaggi e note degli appelli; nei sondaggi non richiede ai Dipendenti categorie particolari di dati personali. g) rimuove senza indugio dall'account aziendale, tramite il Pannello Aziendale, i Dipendenti il cui rapporto con la Società è cessato. h) informa Cosyworker senza indugio qualora sospetti una violazione dei dati o venga a conoscenza della compromissione di uno degli account degli Amministratori.

Cosyworker: a) tratta i dati che tratta per conto della Società esclusivamente allo scopo di fornire il Servizio Aziendale e in conformità con le istruzioni della Società; non utilizza tali dati per proprie finalità di marketing e non li vende a terzi. b) limita l'accesso ai dati personali alle persone che devono accedervi in ragione delle loro mansioni e che sono soggette a un obbligo di riservatezza. Nelle schermate di amministrazione in cui il team Cosyworker monitora gli appelli di sicurezza in caso di emergenza vengono mostrati soltanto i nomi delle aziende e i numeri totali; in tali schermate il team Cosyworker non può accedere alle risposte ai sondaggi, ai documenti di spesa, alle chat CosyAI né alle risposte agli appelli dei Dipendenti. L'accesso tecnico necessario per il funzionamento del sistema, la risoluzione degli errori e l'evasione delle richieste di assistenza è escluso dalla presente disposizione. c) adotta le misure tecniche e amministrative volte a garantire un livello di sicurezza adeguato ai sensi dell'art. 12 KVKK (vedi art. 9). d) si avvale dei propri sub-responsabili nei modi indicati all'art. 6 e stipula con essi contratti contenenti obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli del presente Contratto. e) fornisce alla Società un supporto ragionevole nella risposta alle richieste degli interessati e nell'adempimento degli obblighi che derivano alla Società dal KVKK (vedi artt. 10 e 11). f) informa la Società qualora ritenga che un'istruzione della Società sia contraria alla normativa.

La Società acconsente a che Cosyworker si avvalga dei seguenti fornitori di servizi per la fornitura del Servizio Aziendale. Alcuni di questi fornitori si trovano all'estero; i trasferimenti vengono effettuati in conformità con l'art. 9 KVKK.

Cosyworker può modificare l'elenco dei sub-responsabili. In caso di aggiunta di un nuovo sub-responsabile, l'elenco viene aggiornato in questa pagina; la Società può opporsi per iscritto, per un giustificato motivo, entro 30 giorni dall'aggiornamento. Le parti valutano l'opposizione in buona fede; qualora non si trovi una soluzione, la Società può cessare di utilizzare la funzionalità interessata oppure avvalersi delle disposizioni in materia di recesso contenute nel Contratto di Servizio. Cosyworker è responsabile nei confronti della Società del rispetto, da parte dei propri sub-responsabili, degli obblighi previsti dal presente Contratto.

7.1 Associazione dell'account e gestione del personale L'utente che si registra all'Applicazione con un indirizzo appartenente al dominio email della Società viene collegato automaticamente all'account aziendale, se nella quota di posti della Società vi sono posti liberi. La Società garantisce che il dominio da essa comunicato è assegnato esclusivamente ai propri dipendenti; i domini dei fornitori di posta elettronica aperti a tutti non sono accettati. La rimozione del Dipendente dall'account aziendale è riservata alle persone il cui rapporto con la Società è cessato. Per il Dipendente rimosso l'accesso alle funzionalità aziendali termina e il suo account prosegue come utente individuale. Le registrazioni aziendali anteriori alla data di rimozione (risposte ai sondaggi, documenti di spesa, registrazioni degli appelli chiusi) continuano a essere conservate come registrazioni della Società. 7.2 Inviti ai dipendenti La Società inserisce o carica soltanto gli indirizzi email di lavoro dei propri dipendenti. L'email di invito viene inviata soltanto agli indirizzi appartenenti al dominio della Società e nell'email è indicato che l'invio avviene su richiesta della Società. Il file caricato non viene conservato; vengono registrati soltanto gli indirizzi ai quali è stato inviato l'invito. Allo stesso indirizzo non viene inviato un nuovo invito entro 24 ore. 7.3 Eventi e analisi degli eventi La Società può vedere, per singolo Dipendente, gli eventi ai quali i Dipendenti si sono iscritti nell'Applicazione, inclusi gli eventi aperti a tutti. La Società utilizza questa informazione esclusivamente allo scopo di pianificare gli eventi aziendali e le attività di coinvolgimento dei dipendenti e informa esplicitamente i propri Dipendenti al riguardo. 7.4 Sondaggi Il carattere anonimo o non anonimo di un sondaggio non può essere modificato dopo l'invio. Nei sondaggi anonimi le risposte sono conservate senza essere associate all'identità di chi ha risposto e l'orario della risposta è arrotondato alla precisione dell'ora; le risposte a testo libero sono mostrate alla Società tali e quali. Cosyworker non applica un numero minimo di partecipanti per i sondaggi anonimi. La Società si impegna a non inviare sondaggi anonimi a gruppi così piccoli che le risposte possano essere associate alle persone e a non tentare di associare le risposte anonime alle persone. 7.5 Budget coworking Il documento di spesa caricato dal Dipendente viene letto tramite intelligenza artificiale; l'importo letto non può essere modificato dal Dipendente e viene valutato automaticamente se la spesa rientri o meno nell'ambito del budget. Tale valutazione può essere errata; la valutazione finale spetta alla Società. La Società utilizza i documenti di spesa esclusivamente a fini di monitoraggio del budget e di contabilità. 7.6 CosyAI, compiti e punti Per quanto riguarda le chat CosyAI, le preferenze apprese e le registrazioni dell'umore, il titolare del trattamento è Cosyworker; la Società non può accedere a questi dati e non può chiedere a Cosyworker di condividerli. 7.7 Notifica di emergenza e appello di sicurezza a) Questa funzionalità non è un sistema di allerta precoce, non chiama le squadre di soccorso e non sostituisce il Centro chiamate di emergenza 112. Non è garantito che le notifiche raggiungano i Dipendenti. La funzionalità non fa venir meno gli obblighi che derivano alla Società dalla normativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro. b) L'appello può essere avviato dalla Società, automaticamente dal sistema per i terremoti rilevati oppure, per determinate province, dal team Cosyworker. La Società può disattivare dal Pannello Aziendale, per la propria azienda, gli avvisi automatici e regionali. L'ultima posizione del Dipendente, conservata con il suo consenso esplicito, non viene mostrata alla Società. c) La Società utilizza i dati dell'appello (risposta, posizione, motivo e nota della richiesta di aiuto) esclusivamente nell'ambito dell'intervento in caso di emergenza e degli obblighi in materia di salute e sicurezza sul lavoro; non invia notifiche in assenza di un evento reale o di un'esercitazione programmata. d) I contatti di emergenza sono designati dalla Società. Cosyworker non verifica tali indirizzi. La Società informa queste persone del fatto che verranno loro inviate email contenenti dati personali dei Dipendenti, mantiene aggiornato l'elenco e vi inserisce soltanto persone autorizzate. Un'email già inviata non può essere ritirata da Cosyworker. e) Il link "Harita uygulamasında aç" (Apri nell'app di mappe) presente nel Pannello Aziendale trasmette le coordinate del Dipendente interessato a un sito di mappe di terze parti; l'utilizzo di tale link è una scelta della Società. 7.8 Webhook Se la Società configura un webhook, le informazioni relative all'ingresso dei Dipendenti nell'account aziendale o alla loro uscita e alle loro spese confermate (nome, cognome, indirizzo email, stato di appartenenza, importo, nome dell'esercizio, nota) vengono trasmesse all'indirizzo stabilito dalla Società e il contenuto inviato viene conservato nella registrazione di consegna. La Società garantisce che l'indirizzo da essa stabilito le appartiene ed è sicuro e che manterrà segreta la chiave di firma. 7.9 Accesso tramite directory aziendale L'accesso tramite directory aziendale (LDAP) viene configurato su richiesta della Società. La password aziendale del Dipendente viene trasmessa al server di directory della Società esclusivamente a fini di verifica e non viene conservata da Cosyworker. La sicurezza e la raggiungibilità del server di directory rientrano nella responsabilità della Società.

8.1 I dati che rientrano nel Servizio Aziendale sono conservati per i seguenti periodi: • I documenti di spesa non confermati vengono eliminati 24 ore dopo il loro caricamento. I documenti di spesa confermati sono conservati per la durata del Contratto di Servizio e fino alla loro eliminazione ai sensi dell'art. 8.3. • Le risposte ai sondaggi, le registrazioni degli inviti, le registrazioni di consegna dei webhook e le registrazioni delle operazioni del Pannello Aziendale sono conservate per la durata del Contratto di Servizio e fino alla loro eliminazione ai sensi dell'art. 8.3. • La posizione condivisa negli appelli di sicurezza in caso di emergenza e il motivo e la nota della richiesta di aiuto vengono eliminati 1 anno dopo la chiusura dell'appello; l'ultima posizione conservata per le emergenze, se non viene aggiornata, viene eliminata al più tardi dopo 30 giorni; la registrazione dell'appello in sé è conservata per la durata del Contratto di Servizio e fino alla sua eliminazione ai sensi dell'art. 8.3. 8.2 In caso di cessazione del Contratto di Servizio, Cosyworker chiude gli account degli Amministratori della Società. La Società è tenuta a prelevare i dati di cui ha bisogno prima della cessazione, mediante gli strumenti di esportazione del Pannello Aziendale. 8.3 Cosyworker elimina o rende anonimi i dati che tratta per conto della Società e le registrazioni aziendali specifiche della Società (risposte ai sondaggi, documenti di spesa, registrazioni degli appelli, registrazioni degli inviti, account degli Amministratori, contatti di emergenza) entro 30 giorni dalla richiesta scritta della Società e, anche in assenza di richiesta, al più tardi entro 1 anno dalla cessazione. I dati la cui conservazione è obbligatoria ai sensi della normativa sono conservati fino alla scadenza dei relativi periodi. 8.4 Gli account dell'Applicazione dei Dipendenti e i dati relativi al loro utilizzo individuale dell'Applicazione sono esclusi dall'ambito del presente articolo.

9.1 Per prevenire il trattamento illecito dei dati personali e l'accesso illecito a tali dati, Cosyworker applica misure tecniche e amministrative, tra cui la crittografia della trasmissione dei dati, la limitazione dell'accesso in base alle autorizzazioni, la nuova richiesta della password per le operazioni sensibili nel Pannello Aziendale, la messa a disposizione dei documenti di spesa in un'area non accessibile al pubblico e tramite link di breve durata, la tenuta delle registrazioni delle operazioni e il backup regolare. 9.2 Qualora venga a conoscenza di una violazione dei dati che incida sui dati personali dei Dipendenti della Società, Cosyworker ne informa la Società senza alcun ritardo. La comunicazione indica, nella misura in cui siano noti, la natura della violazione, le categorie di dati e il numero di persone interessati, le possibili conseguenze e le misure adottate. 9.3 Le notifiche da effettuare all'Autorità turca per la protezione dei dati personali e agli interessati rientrano nella responsabilità di ciascuna parte per i dati di cui essa è titolare del trattamento. Le parti si prestano reciprocamente un supporto ragionevole nella predisposizione di tali notifiche.

I Dipendenti possono esercitare i diritti di cui all'art. 11 KVKK nei confronti di entrambe le parti. Una richiesta che pervenga a una delle parti e che riguardi dati di cui l'altra parte è titolare del trattamento viene inoltrata senza indugio all'altra parte. Su richiesta della Società, Cosyworker fornisce in misura ragionevole le informazioni necessarie, al di là degli strumenti disponibili nel Pannello Aziendale, affinché sia possibile rispondere alle richieste relative ai dati di cui la Società è titolare del trattamento.

Su richiesta scritta della Società, Cosyworker fornisce le informazioni ragionevolmente necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi che le derivano dal presente Contratto. La Società non presenta tale richiesta più di una volta all'anno, salvo i casi in cui la normativa o un'autorità competente richiedano diversamente. Le informazioni fornite sono riservate e possono essere utilizzate esclusivamente allo scopo di valutare la conformità.

Ciascuna parte è responsabile dei danni derivanti dalla violazione dei propri obblighi previsti dal presente Contratto e dal KVKK. Le pretese derivanti dal fatto che la Società utilizzi i dati ai quali accede in modo contrario al presente Contratto o alla normativa, non informi i propri Dipendenti o inserisca nel Pannello Aziendale dati che non è autorizzata a trasferire a Cosyworker rientrano nella responsabilità della Società. Le limitazioni di responsabilità previste dal Contratto di Servizio si applicano anche in relazione al presente Contratto, nella misura consentita dalla normativa.

Il presente Contratto rimane in vigore finché il Contratto di Servizio è in vigore e fintanto che Cosyworker continua a trattare dati personali per conto della Società. Cosyworker può aggiornare il presente Contratto in ragione di modifiche della normativa o del Servizio Aziendale. Il testo aggiornato viene pubblicato in questa pagina; le modifiche sostanziali vengono comunicate in anticipo alla Società tramite il Pannello Aziendale o via email. Il presente Contratto è soggetto al diritto turco. Per le controversie derivanti dal Contratto sono competenti, salvo diverso accordo nel Contratto di Servizio, i tribunali e gli uffici esecutivi di Istanbul (parte anatolica).

Per domande, comunicazioni e richieste relative al presente Contratto: Email: [email protected] Le comunicazioni della Società sono considerate valide se inviate dagli indirizzi email degli Amministratori registrati nel Pannello Aziendale.