Contrato de Tratamiento de Datos del Servicio Corporativo de Cosyworker

El presente Contrato de Tratamiento de Datos ("Contrato") regula los derechos y obligaciones de las partes, entre la empresa que utiliza el servicio corporativo de Cosyworker ("Empresa") y Cosyworker, en relación con los datos personales tratados en el marco del servicio corporativo. El Contrato se ha elaborado de conformidad con la Ley n.º 6698 de Protección de Datos Personales ("LPDP/KVKK") y la normativa aplicable. El Contrato constituye un anexo y parte integrante de la oferta, del formulario de pedido o del contrato de suscripción que establece la relación de servicio corporativo entre las partes (conjuntamente, el "Contrato de Servicio"). El hecho de que la Empresa comience a utilizar el servicio corporativo o continúe utilizándolo implica que acepta el presente Contrato. En caso de contradicción entre el Contrato de Servicio y el presente Contrato en las cuestiones relativas a la protección de datos personales, se aplicará el presente Contrato.

Cosyworker: el titular y operador de la aplicación móvil Cosyworker y del Panel Corporativo. Su identidad y sus datos de contacto se indican en la Política de Privacidad de la Aplicación Móvil Cosyworker. Empresa: la persona jurídica que utiliza el servicio corporativo de Cosyworker y que es parte del presente Contrato. Aplicación: la aplicación móvil Cosyworker. Panel Corporativo: la interfaz web en la que los administradores autorizados por la Empresa gestionan el servicio corporativo. Persona Trabajadora: la persona usuaria de la Aplicación cuya cuenta de la Aplicación está vinculada a la cuenta de empresa de la Empresa. Administrador: la persona a la que la Empresa concede autorización de acceso al Panel Corporativo. Servicio Corporativo: el conjunto de las funcionalidades corporativas que Cosyworker ofrece a la Empresa y a las Personas Trabajadoras: gestión del personal, invitaciones a personas trabajadoras, eventos y analítica de eventos, comunicados, encuestas, presupuesto de coworking, notificación de emergencia y control de seguridad, CosyAI y tareas, descuentos en transporte y en espacios, webhooks e inicio de sesión mediante el directorio corporativo. Los conceptos de dato personal, responsable del tratamiento, encargado del tratamiento e interesado se utilizan con el significado que tienen en la LPDP.

2.1 Cosyworker es responsable del tratamiento respecto de los datos de cuenta y de plataforma de las personas usuarias de la Aplicación. Los principios relativos al tratamiento de estos datos se explican en la Política de Privacidad de la Aplicación Móvil Cosyworker. 2.2 La Empresa es un responsable del tratamiento independiente, en el marco de sus propias actividades, respecto de los datos de las Personas Trabajadoras a los que accede a través del Panel Corporativo, que exporta o que se le comunican por correo electrónico o mediante webhook. El uso, la conservación y la comunicación a terceros de estos datos por parte de la Empresa son responsabilidad de la Empresa. 2.3 Cosyworker trata, en nombre de la Empresa y en calidad de encargado del tratamiento, los datos que la Empresa facilita a través del Panel Corporativo (listas de correos electrónicos de personas trabajadoras, contactos de emergencia, cuentas de administrador, información de las oficinas) y lleva a cabo, en nombre de la Empresa, las operaciones iniciadas por instrucción de la Empresa (envío de invitaciones, comunicados, encuestas y controles de seguridad). Toda operación que la Empresa realice en el Panel Corporativo se considera una instrucción dada a Cosyworker. 2.4 La cuenta de la Aplicación de la Persona Trabajadora pertenece a la Persona Trabajadora. Si la Persona Trabajadora deja la Empresa o si el Contrato de Servicio finaliza, la cuenta de la Persona Trabajadora y los datos relativos a su uso individual de la Aplicación siguen en poder de Cosyworker.

A continuación se indican, por funcionalidad, los datos de las Personas Trabajadoras tratados en el marco del Servicio Corporativo y cuáles de estos datos puede ver la Empresa en el Panel Corporativo:

La Empresa no puede acceder, a través del Panel Corporativo, a los detalles del perfil de las Personas Trabajadoras, como la fecha de nacimiento y el sexo, a las conversaciones con CosyAI, a la última ubicación conservada para emergencias ni a sus actividades individuales en la Aplicación (reseñas de espacios, favoritos, notas, etc.). Las Personas Trabajadoras de una misma Empresa pueden ver, en la clasificación de puntos de la Aplicación, el nombre, la inicial del apellido, la fotografía de perfil y la puntuación de las demás.

La Empresa: a) Informa a sus Personas Trabajadoras, conforme al artículo 10 de la LPDP, sobre los datos a los que ella misma accede en el marco del Servicio Corporativo y sobre las finalidades para las que utiliza dichos datos. Cosyworker pone a disposición en el Panel Corporativo un modelo de texto informativo que puede utilizarse con este fin; la adaptación del texto a las propias actividades de la Empresa y su comunicación a las Personas Trabajadoras son responsabilidad de la Empresa. b) Acepta que dispone de una base jurídica válida para tratar los datos de las Personas Trabajadoras a los que accede y que utilizará dichos datos únicamente de forma limitada a la finalidad del Servicio Corporativo. La Empresa no utiliza el Servicio Corporativo con fines de monitorización de las Personas Trabajadoras, de evaluación del rendimiento ni de procedimientos disciplinarios. c) Autoriza como Administradores únicamente a las personas que deban acceder al Panel Corporativo por razón de sus funciones, garantiza la confidencialidad de las cuentas y contraseñas de los Administradores y retira sin demora el acceso de los Administradores cuyas funciones hayan finalizado. La Empresa es responsable de todas las operaciones realizadas con las cuentas de Administrador. d) Garantiza la seguridad de los archivos que exporta desde el Panel Corporativo (Excel, ZIP), de los correos electrónicos que se le envían y de los datos transmitidos a sus propios sistemas mediante webhook; no conserva estos datos durante más tiempo del necesario. e) Introduce en el Panel Corporativo únicamente datos pertenecientes a sus propias personas trabajadoras, a sus Administradores y a los contactos de emergencia que designa; garantiza que está facultada para transferir estos datos a Cosyworker. f) No introduce datos personales innecesarios ni datos personales de categorías especiales en los campos de texto libre, como los comunicados, las preguntas de las encuestas o las notas de los controles de seguridad; en las encuestas no solicita a las Personas Trabajadoras datos personales de categorías especiales. g) Retira sin demora de la cuenta de empresa, a través del Panel Corporativo, a las Personas Trabajadoras cuya relación con la Empresa haya cesado. h) Si sospecha de una violación de la seguridad de los datos o tiene conocimiento de que alguna de las cuentas de Administrador ha sido comprometida, lo notifica sin demora a Cosyworker.

Cosyworker: a) Trata los datos tratados en nombre de la Empresa únicamente con la finalidad de prestar el Servicio Corporativo y conforme a las instrucciones de la Empresa; no utiliza estos datos para sus propios fines de marketing y no los vende a terceros. b) Limita el acceso a los datos personales a las personas que deban acceder a ellos por razón de sus funciones y que estén sujetas a una obligación de confidencialidad. En las pantallas de administración en las que el equipo de Cosyworker supervisa los controles de seguridad en emergencias solo se muestran los nombres de las empresas y las cifras totales; en estas pantallas, el equipo de Cosyworker no puede acceder a las respuestas a las encuestas, a los justificantes de gasto, a las conversaciones con CosyAI ni a las respuestas a los controles de seguridad de las Personas Trabajadoras. El acceso técnico necesario para el funcionamiento del sistema, la resolución de errores y la atención de las solicitudes de soporte queda fuera de esta disposición. c) Adopta, conforme al artículo 12 de la LPDP, las medidas técnicas y administrativas destinadas a garantizar un nivel de seguridad adecuado (véase el artículo 9). d) Recurre a sus subencargados del modo indicado en el artículo 6 y celebra con ellos contratos que contienen obligaciones de protección de datos equivalentes a las del presente Contrato. e) Presta a la Empresa un apoyo razonable en la respuesta a las solicitudes de los interesados y en el cumplimiento de las obligaciones de la Empresa derivadas de la LPDP (véanse los artículos 10 y 11). f) Informa a la Empresa si considera que una instrucción de la Empresa es contraria a la normativa.

La Empresa autoriza a Cosyworker a recurrir a los siguientes proveedores de servicios para la prestación del Servicio Corporativo. Algunos de estos proveedores se encuentran en el extranjero; las transferencias se realizan de conformidad con el artículo 9 de la LPDP.

Cosyworker puede modificar la lista de subencargados. Si se añade un nuevo subencargado, la lista se actualiza en esta página; la Empresa puede oponerse por escrito, con un motivo justificado, en un plazo de 30 días desde la actualización. Las partes examinan la oposición de buena fe; si no se encuentra una solución, la Empresa puede dejar de utilizar la funcionalidad correspondiente o recurrir a las disposiciones de resolución del Contrato de Servicio. Cosyworker es responsable ante la Empresa de que sus subencargados cumplan las obligaciones previstas en el presente Contrato.

7.1 Vinculación de cuentas y gestión del personal La persona usuaria que se registra en la Aplicación con una dirección del dominio de correo electrónico de la Empresa se vincula automáticamente a la cuenta de empresa si la Empresa tiene cupo de plazas disponible. La Empresa garantiza que el dominio que ha comunicado está asignado exclusivamente a sus propias personas trabajadoras; no se aceptan los dominios de proveedores de correo electrónico públicos. La retirada de una Persona Trabajadora de la cuenta de empresa está prevista únicamente para las personas cuya relación con la Empresa haya cesado. El acceso de la Persona Trabajadora retirada a las funcionalidades corporativas finaliza y su cuenta continúa como persona usuaria individual. Los registros corporativos anteriores a la fecha de la retirada (respuestas a encuestas, justificantes de gasto, registros de controles de seguridad cerrados) siguen conservándose como registro de la Empresa. 7.2 Invitaciones a personas trabajadoras La Empresa introduce o carga únicamente las direcciones de correo electrónico profesional de sus propias personas trabajadoras. El correo electrónico de invitación se envía únicamente a direcciones del dominio de la Empresa y en él se indica que el envío se realiza a petición de la Empresa. El archivo cargado no se conserva; solo se registran las direcciones a las que se ha enviado una invitación. No se vuelve a enviar una invitación a la misma dirección en un plazo de 24 horas. 7.3 Eventos y analítica de eventos La Empresa puede ver, por Persona Trabajadora, los eventos en los que las Personas Trabajadoras se han inscrito en la Aplicación, incluidos los eventos abiertos al público. La Empresa utiliza esta información únicamente con la finalidad de planificar los eventos corporativos y las actividades de compromiso de las personas trabajadoras, e informa expresamente a sus Personas Trabajadoras a este respecto. 7.4 Encuestas El carácter anónimo o no anónimo de una encuesta no puede modificarse después del envío. En las encuestas anónimas, las respuestas se conservan sin asociarse a la identidad de quien responde y la hora de la respuesta se redondea con precisión de hora; las respuestas de texto libre se muestran a la Empresa tal cual. Cosyworker no aplica un número mínimo de participantes para las encuestas anónimas. La Empresa se compromete a no enviar encuestas anónimas a grupos tan pequeños que las respuestas puedan asociarse a personas concretas y a no intentar asociar las respuestas anónimas a personas concretas. 7.5 Presupuesto de coworking El justificante de gasto subido por la Persona Trabajadora se lee mediante inteligencia artificial; el importe leído no puede ser modificado por la Persona Trabajadora y se evalúa automáticamente si el gasto está o no cubierto por el presupuesto. Esta evaluación puede ser errónea; la evaluación final corresponde a la Empresa. La Empresa utiliza los justificantes de gasto únicamente con fines de seguimiento del presupuesto y de contabilidad. 7.6 CosyAI, tareas y puntos Respecto de las conversaciones con CosyAI, las preferencias aprendidas y los registros de estado de ánimo, el responsable del tratamiento es Cosyworker; la Empresa no puede acceder a estos datos ni puede solicitar a Cosyworker que estos datos se compartan. 7.7 Notificación de emergencia y control de seguridad a) Esta funcionalidad no es un sistema de alerta temprana, no llama a los equipos de emergencia y no sustituye al Centro de Llamadas de Emergencia 112. No se garantiza que las notificaciones lleguen a las Personas Trabajadoras. La funcionalidad no elimina las obligaciones de la Empresa derivadas de la normativa de seguridad y salud en el trabajo. b) El control de seguridad puede ser iniciado por la Empresa, de forma automática por el sistema para los terremotos detectados o por el equipo de Cosyworker para determinadas provincias. La Empresa puede desactivar los avisos automáticos y regionales para su propia empresa desde el Panel Corporativo. La última ubicación de la Persona Trabajadora, conservada con su consentimiento expreso, no se muestra a la Empresa. c) La Empresa utiliza los datos del control de seguridad (respuesta, ubicación, motivo y nota de la solicitud de ayuda) únicamente en el marco de la respuesta a emergencias y de las obligaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo; no envía notificaciones sin que exista un suceso real o un simulacro planificado. d) Es la Empresa quien designa a los contactos de emergencia. Cosyworker no verifica estas direcciones. La Empresa informa a estas personas de que se les enviarán correos electrónicos que contienen datos personales de las Personas Trabajadoras, mantiene la lista actualizada y añade únicamente a personas autorizadas. Un correo electrónico ya enviado no puede ser retirado por Cosyworker. e) El enlace "Harita uygulamasında aç" (Abrir en la aplicación de mapas) del Panel Corporativo transmite las coordenadas de la Persona Trabajadora correspondiente a un sitio web de mapas de terceros; el uso de este enlace queda a elección de la Empresa. 7.8 Webhooks Si la Empresa configura un webhook, la información relativa a la incorporación de las Personas Trabajadoras a la cuenta de empresa o a su salida de ella y a sus gastos confirmados (nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, estado de la membresía, importe, nombre del establecimiento, nota) se transmite a la dirección determinada por la Empresa y el contenido enviado se conserva en el registro de entrega. La Empresa garantiza que la dirección que ha determinado le pertenece y es segura, y que mantendrá en secreto la clave de firma. 7.9 Inicio de sesión mediante el directorio corporativo El inicio de sesión mediante el directorio corporativo (LDAP) se configura a petición de la Empresa. La contraseña corporativa de la Persona Trabajadora se transmite al servidor de directorio de la Empresa únicamente con fines de verificación y no es conservada por Cosyworker. La seguridad y la disponibilidad del servidor de directorio son responsabilidad de la Empresa.

8.1 Los datos comprendidos en el Servicio Corporativo se conservan durante los siguientes plazos: • Los justificantes de gasto no confirmados se eliminan 24 horas después de su carga. Los justificantes de gasto confirmados se conservan durante la vigencia del Contrato de Servicio y hasta que se eliminen conforme al artículo 8.3. • Las respuestas a las encuestas, los registros de invitaciones, los registros de entrega de webhooks y los registros de operaciones del Panel Corporativo se conservan durante la vigencia del Contrato de Servicio y hasta que se eliminen conforme al artículo 8.3. • La ubicación compartida en los controles de seguridad en emergencias y el motivo y la nota de la solicitud de ayuda se eliminan 1 año después del cierre del control; la última ubicación conservada para emergencias se elimina, si no se actualiza, a más tardar transcurridos 30 días; el propio registro del control se conserva durante la vigencia del Contrato de Servicio y hasta que se elimine conforme al artículo 8.3. 8.2 Si el Contrato de Servicio finaliza, Cosyworker cierra las cuentas de Administrador de la Empresa. La Empresa está obligada a obtener los datos que necesite, antes de la finalización, mediante las herramientas de exportación del Panel Corporativo. 8.3 Cosyworker elimina o anonimiza los datos que trata en nombre de la Empresa y los registros corporativos específicos de la Empresa (respuestas a encuestas, justificantes de gasto, registros de controles de seguridad, registros de invitaciones, cuentas de Administrador, contactos de emergencia) en un plazo de 30 días desde la solicitud por escrito de la Empresa y, aun cuando no exista solicitud, a más tardar en el plazo de 1 año desde la finalización. Los datos cuya conservación sea obligatoria conforme a la normativa se conservan hasta el final de los plazos correspondientes. 8.4 Las cuentas de la Aplicación de las Personas Trabajadoras y los datos relativos a su uso individual de la Aplicación quedan fuera del ámbito del presente artículo.

9.1 Para evitar el tratamiento ilícito de los datos personales y el acceso ilícito a estos datos, Cosyworker aplica medidas técnicas y administrativas, entre ellas el cifrado de la transmisión de datos, la limitación del acceso en función de las autorizaciones, la nueva solicitud de la contraseña para las operaciones sensibles en el Panel Corporativo, la puesta a disposición de los justificantes de gasto en un espacio no accesible al público y mediante enlaces de corta duración, el mantenimiento de registros de operaciones y la realización de copias de seguridad periódicas. 9.2 Si Cosyworker tiene conocimiento de una violación de la seguridad de los datos que afecte a datos personales de las Personas Trabajadoras de la Empresa, informa a la Empresa sin dilación alguna. La notificación incluye, en la medida en que se conozcan, la naturaleza de la violación, las categorías de datos afectadas y el número de personas afectadas, las posibles consecuencias y las medidas adoptadas. 9.3 Las notificaciones al Consejo de Protección de Datos Personales y a los interesados son responsabilidad de cada parte respecto de los datos de los que esa parte es responsable del tratamiento. Las partes se prestan mutuamente un apoyo razonable en la preparación de estas notificaciones.

Las Personas Trabajadoras pueden ejercer sus derechos previstos en el artículo 11 de la LPDP frente a ambas partes. Una solicitud recibida por una de las partes y relativa a datos de los que la otra parte es responsable del tratamiento se transmite sin demora a la otra parte. A petición de la Empresa, Cosyworker facilita, en una medida razonable, la información necesaria más allá de las herramientas del Panel Corporativo para que puedan responderse las solicitudes relativas a los datos de los que la Empresa es responsable del tratamiento.

A petición por escrito de la Empresa, Cosyworker facilita la información razonablemente necesaria para demostrar que cumple las obligaciones derivadas del presente Contrato. La Empresa no formula esta petición más de una vez al año, salvo en los casos en que la normativa o una autoridad competente exijan lo contrario. La información facilitada es confidencial y solo puede utilizarse con la finalidad de evaluar el cumplimiento.

Cada parte es responsable de los daños derivados del incumplimiento de sus propias obligaciones derivadas del presente Contrato y de la LPDP. Las reclamaciones derivadas de que la Empresa utilice los datos a los que accede de forma contraria al presente Contrato o a la normativa, de que no informe a sus Personas Trabajadoras o de que introduzca en el Panel Corporativo datos que no está facultada para transferir a Cosyworker son responsabilidad de la Empresa. Las limitaciones de responsabilidad del Contrato de Servicio se aplican también respecto del presente Contrato, en la medida permitida por la normativa.

El presente Contrato permanece en vigor mientras el Contrato de Servicio esté en vigor y mientras Cosyworker siga tratando datos personales en nombre de la Empresa. Cosyworker puede actualizar el presente Contrato debido a cambios en la normativa o en el Servicio Corporativo. El texto vigente se publica en esta página; las modificaciones sustanciales se comunican previamente a la Empresa a través del Panel Corporativo o por correo electrónico. El presente Contrato se rige por el Derecho turco. Para las controversias derivadas del Contrato serán competentes los Tribunales y Oficinas de Ejecución de Estambul (lado anatólico), salvo que en el Contrato de Servicio se haya acordado otra cosa.

Para preguntas, notificaciones y solicitudes relativas al presente Contrato: Correo electrónico: [email protected] Las notificaciones de la Empresa se consideran válidas cuando se envían desde las direcciones de correo electrónico de Administrador registradas en el Panel Corporativo.