Accord de traitement des données du Service Entreprise Cosyworker

Le présent accord de traitement des données (« Accord ») régit, entre la société qui utilise le service entreprise de Cosyworker (« Société ») et Cosyworker, les droits et obligations des parties concernant les données à caractère personnel traitées dans le cadre du service entreprise. L'Accord a été élaboré conformément à la loi n° 6698 sur la protection des données à caractère personnel (« LPDP/KVKK ») et à la législation applicable. L'Accord constitue une annexe et une partie intégrante de l'offre, du bon de commande ou du contrat d'abonnement qui établit la relation de service entreprise entre les parties (ensemble, le « Contrat de Service »). Le fait pour la Société de commencer à utiliser le service entreprise ou de continuer à l'utiliser vaut acceptation du présent Accord. En cas de contradiction entre le Contrat de Service et le présent Accord sur les questions relatives à la protection des données à caractère personnel, le présent Accord s'applique.

Cosyworker : le propriétaire et l'exploitant de l'application mobile Cosyworker et du Panneau Entreprise. Son identité et ses coordonnées sont indiquées dans la Politique de confidentialité de l'application mobile Cosyworker. Société : la personne morale qui utilise le service entreprise de Cosyworker et qui est partie au présent Accord. Application : l'application mobile Cosyworker. Panneau Entreprise : l'interface web dans laquelle les administrateurs habilités par la Société gèrent le service entreprise. Employé : l'utilisateur de l'Application dont le compte dans l'Application est rattaché au compte d'entreprise de la Société. Administrateur : la personne à laquelle la Société a accordé un droit d'accès au Panneau Entreprise. Service Entreprise : l'ensemble des fonctionnalités entreprise que Cosyworker fournit à la Société et aux Employés : gestion du personnel, invitations des employés, événements et analyse des événements, annonces, enquêtes, budget coworking, notification d'urgence et appel de sécurité, CosyAI et tâches, réductions sur le transport et réductions dans les lieux, webhooks et connexion via l'annuaire d'entreprise. Les notions de donnée à caractère personnel, de responsable du traitement, de sous-traitant et de personne concernée sont employées au sens que leur donne la LPDP.

2.1 Cosyworker est responsable du traitement pour les données de compte et de plateforme des utilisateurs de l'Application. Les principes relatifs au traitement de ces données sont décrits dans la Politique de confidentialité de l'application mobile Cosyworker. 2.2 La Société est, dans le cadre de ses propres activités, un responsable du traitement distinct pour les données des Employés auxquelles elle accède via le Panneau Entreprise, qu'elle exporte ou qui lui sont transmises par e-mail ou par webhook. L'utilisation, la conservation et le partage avec des tiers de ces données par la Société relèvent de la responsabilité de la Société. 2.3 Cosyworker traite, pour le compte de la Société et en qualité de sous-traitant, les données fournies par la Société via le Panneau Entreprise (listes d'adresses e-mail des employés, contacts d'urgence, comptes administrateur, informations sur les bureaux) et exécute, pour le compte de la Société, les opérations lancées sur instruction de la Société (envoi d'invitations, d'annonces, d'enquêtes et d'appels de sécurité). Chaque opération effectuée par la Société dans le Panneau Entreprise est réputée constituer une instruction donnée à Cosyworker. 2.4 Le compte de l'Employé dans l'Application appartient à l'Employé. Si l'Employé quitte la Société ou si le Contrat de Service prend fin, le compte de l'Employé et les données relatives à son utilisation individuelle de l'Application continuent d'être conservés auprès de Cosyworker.

Les données des Employés traitées dans le cadre du Service Entreprise et celles de ces données que la Société peut voir dans le Panneau Entreprise sont présentées ci-dessous, fonctionnalité par fonctionnalité :

La Société ne peut pas accéder, via le Panneau Entreprise, aux détails de profil des Employés tels que la date de naissance et le genre, aux conversations CosyAI, à la dernière position conservée pour les urgences ni à leurs activités individuelles dans l'Application (avis sur les lieux, favoris, notes, etc.). Les Employés d'une même Société peuvent voir, dans le classement par points de l'Application, le prénom, l'initiale du nom, la photo de profil et les points les uns des autres.

La Société : a) informe ses Employés, conformément à l'article 10 de la LPDP, des données auxquelles elle accède elle-même dans le cadre du Service Entreprise et des finalités pour lesquelles elle utilise ces données. Cosyworker met à disposition dans le Panneau Entreprise un modèle de notice d'information pouvant être utilisé à cette fin ; l'adaptation de ce texte aux activités propres de la Société et sa communication aux Employés relèvent de la responsabilité de la Société. b) reconnaît qu'elle dispose d'un fondement juridique valable pour traiter les données des Employés auxquelles elle accède et qu'elle utilisera ces données uniquement dans la limite de la finalité du Service Entreprise. La Société n'utilise pas le Service Entreprise à des fins de surveillance des Employés, d'évaluation de leurs performances ou de procédures disciplinaires. c) n'habilite en tant qu'Administrateurs que les personnes qui doivent accéder au Panneau Entreprise en raison de leurs fonctions, assure la confidentialité des comptes et des mots de passe des Administrateurs et supprime sans délai l'accès des Administrateurs dont les fonctions ont pris fin. La Société est responsable de toutes les opérations effectuées au moyen des comptes Administrateur. d) assure la sécurité des fichiers qu'elle exporte depuis le Panneau Entreprise (Excel, ZIP), des e-mails qui lui sont envoyés et des données transmises à ses propres systèmes par webhook ; elle ne conserve pas ces données plus longtemps que nécessaire. e) ne saisit dans le Panneau Entreprise que des données relatives à ses propres employés, à ses Administrateurs et aux contacts d'urgence qu'elle désigne ; elle garantit qu'elle est autorisée à transférer ces données à Cosyworker. f) ne saisit pas de données à caractère personnel inutiles ni de données à caractère personnel relevant des catégories particulières dans les champs de texte libre tels que les annonces, les questions d'enquête ou les notes d'appel de sécurité ; elle ne demande pas aux Employés, dans les enquêtes, de données à caractère personnel relevant des catégories particulières. g) retire sans délai du compte d'entreprise, via le Panneau Entreprise, les Employés dont la relation avec la Société a pris fin. h) informe Cosyworker sans délai de la situation si elle soupçonne une violation de données ou apprend que l'un des comptes Administrateur a été compromis.

Cosyworker : a) ne traite les données traitées pour le compte de la Société qu'aux fins de la fourniture du Service Entreprise et conformément aux instructions de la Société ; n'utilise pas ces données à ses propres fins de marketing et ne les vend pas à des tiers. b) limite l'accès aux données à caractère personnel aux personnes qui doivent y accéder en raison de leurs fonctions et qui sont soumises à une obligation de confidentialité. Sur les écrans d'administration où l'équipe Cosyworker suit les appels de sécurité d'urgence, seuls les noms des entreprises et des nombres totaux sont affichés ; sur ces écrans, l'équipe Cosyworker ne peut pas accéder aux réponses des Employés aux enquêtes, à leurs justificatifs de dépenses, à leurs conversations CosyAI ni à leurs réponses aux appels de sécurité. L'accès technique nécessaire à l'exploitation du système, à la correction des erreurs et au traitement des demandes d'assistance est exclu de la présente disposition. c) prend, conformément à l'article 12 de la LPDP, les mesures techniques et administratives visant à assurer un niveau de sécurité approprié (voir article 9). d) a recours à ses sous-traitants ultérieurs de la manière indiquée à l'article 6 et conclut avec eux des contrats comportant des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent Accord. e) apporte à la Société une assistance raisonnable pour répondre aux demandes des personnes concernées et pour remplir les obligations de la Société découlant de la LPDP (voir articles 10 et 11). f) informe la Société si Cosyworker estime qu'une instruction de la Société est contraire à la législation.

La Société autorise Cosyworker à recourir aux prestataires de services suivants pour la fourniture du Service Entreprise. Certains de ces prestataires sont situés à l'étranger ; les transferts sont effectués conformément à l'article 9 de la LPDP.

Cosyworker peut modifier la liste des sous-traitants ultérieurs. En cas d'ajout d'un nouveau sous-traitant ultérieur, la liste est mise à jour sur cette page ; la Société peut s'y opposer par écrit, pour un motif légitime, dans un délai de 30 jours à compter de la mise à jour. Les parties examinent l'opposition de bonne foi ; si aucune solution n'est trouvée, la Société peut cesser d'utiliser la fonctionnalité concernée ou recourir aux dispositions de résiliation du Contrat de Service. Cosyworker est responsable envers la Société du respect, par ses sous-traitants ultérieurs, des obligations prévues par le présent Accord.

7.1 Rattachement des comptes et gestion du personnel L'utilisateur qui s'inscrit à l'Application avec une adresse appartenant au nom de domaine de messagerie de la Société est automatiquement rattaché au compte d'entreprise s'il reste des places disponibles dans le quota de places de la Société. La Société garantit que le nom de domaine qu'elle a déclaré est attribué exclusivement à ses propres employés ; les noms de domaine des fournisseurs de messagerie ouverts au public ne sont pas acceptés. Le retrait d'un Employé du compte d'entreprise est réservé aux personnes dont la relation avec la Société a pris fin. L'accès de l'Employé retiré aux fonctionnalités entreprise prend fin ; son compte est maintenu en tant qu'utilisateur individuel. Les enregistrements d'entreprise antérieurs à la date du retrait (réponses aux enquêtes, justificatifs de dépenses, enregistrements des appels de sécurité clôturés) continuent d'être conservés en tant que registre de la Société. 7.2 Invitations des employés La Société ne saisit ou ne téléverse que les adresses e-mail professionnelles de ses propres employés. L'e-mail d'invitation est envoyé uniquement aux adresses appartenant au nom de domaine de la Société, et l'e-mail indique que l'envoi est effectué à la demande de la Société. Le fichier téléversé n'est pas conservé ; seules les adresses auxquelles une invitation a été envoyée sont enregistrées. Aucune nouvelle invitation n'est envoyée à la même adresse dans un délai de 24 heures. 7.3 Événements et analyse des événements La Société peut voir, Employé par Employé, les événements auxquels les Employés se sont inscrits dans l'Application, y compris les événements ouverts à tous. La Société utilise ces informations uniquement aux fins de la planification des événements d'entreprise et des activités d'engagement des employés, et informe explicitement ses Employés à ce sujet. 7.4 Enquêtes Le caractère anonyme ou non d'une enquête ne peut pas être modifié après son envoi. Pour les enquêtes anonymes, les réponses sont conservées sans être associées à l'identité du répondant et l'heure de la réponse est arrondie à l'heure près ; les réponses en texte libre sont montrées telles quelles à la Société. Cosyworker n'applique pas de nombre minimal de participants pour les enquêtes anonymes. La Société s'engage à ne pas envoyer d'enquête anonyme à des groupes si petits que les réponses pourraient être associées à des personnes et à ne pas tenter d'associer les réponses anonymes à des personnes. 7.5 Budget coworking Le justificatif de dépense téléversé par l'Employé est lu par intelligence artificielle ; le montant lu ne peut pas être modifié par l'Employé et le fait que la dépense relève ou non du budget est évalué automatiquement. Cette évaluation peut être erronée ; l'évaluation finale appartient à la Société. La Société utilise les justificatifs de dépenses uniquement à des fins de suivi budgétaire et de comptabilité. 7.6 CosyAI, tâches et points Cosyworker est le responsable du traitement pour les conversations CosyAI, les préférences apprises et les enregistrements d'humeur ; la Société ne peut pas accéder à ces données et ne peut pas demander à Cosyworker le partage de ces données. 7.7 Notification d'urgence et appel de sécurité a) Cette fonctionnalité n'est pas un système d'alerte précoce, n'appelle pas les équipes de secours d'urgence et ne remplace pas le Centre d'appels d'urgence 112. La réception des notifications par les Employés n'est pas garantie. La fonctionnalité ne supprime pas les obligations de la Société découlant de la législation relative à la santé et à la sécurité au travail. b) L'appel de sécurité peut être lancé par la Société, automatiquement par le système pour les séismes détectés ou, pour des provinces données, par l'équipe Cosyworker. La Société peut désactiver les alertes automatiques et régionales pour sa propre entreprise depuis le Panneau Entreprise. La dernière position de l'Employé, conservée avec son consentement explicite, n'est pas montrée à la Société. c) La Société utilise les données de l'appel de sécurité (réponse, position, motif et note de la demande d'aide) uniquement dans le cadre de l'intervention d'urgence et de ses obligations en matière de santé et de sécurité au travail ; elle n'envoie pas de notification en l'absence d'un événement réel ou d'un exercice planifié. d) Les contacts d'urgence sont désignés par la Société. Cosyworker ne vérifie pas ces adresses. La Société informe ces personnes que des e-mails contenant des données à caractère personnel des Employés leur seront envoyés, tient la liste à jour et n'y ajoute que des personnes habilitées. Un e-mail envoyé ne peut pas être retiré par Cosyworker. e) Le lien « Harita uygulamasında aç » (« Ouvrir dans l'application de cartographie ») du Panneau Entreprise transmet les coordonnées de l'Employé concerné à un site de cartographie tiers ; l'utilisation de ce lien relève du choix de la Société. 7.8 Webhooks Si la Société met en place un webhook, les informations relatives à l'arrivée des Employés dans le compte d'entreprise ou à leur départ de celui-ci ainsi qu'à leurs dépenses validées (prénom, nom, adresse e-mail, statut de membre, montant, nom de l'établissement, note) sont transmises à l'adresse définie par la Société, et le contenu envoyé est conservé dans le journal de livraison. La Société garantit que l'adresse qu'elle a définie lui appartient et est sécurisée, et s'engage à garder secrète la clé de signature. 7.9 Connexion via l'annuaire d'entreprise La connexion via l'annuaire d'entreprise (LDAP) est configurée à la demande de la Société. Le mot de passe d'entreprise de l'Employé est transmis au serveur d'annuaire de la Société uniquement à des fins de vérification et n'est pas conservé par Cosyworker. La sécurité et la disponibilité du serveur d'annuaire relèvent de la responsabilité de la Société.

8.1 Les données relevant du Service Entreprise sont conservées pendant les durées suivantes : • Les justificatifs de dépenses non validés sont supprimés 24 heures après leur téléversement. Les justificatifs de dépenses validés sont conservés pendant la durée du Contrat de Service et jusqu'à leur suppression conformément à l'article 8.3. • Les réponses aux enquêtes, les enregistrements d'invitation, les journaux de livraison des webhooks et les journaux des opérations du Panneau Entreprise sont conservés pendant la durée du Contrat de Service et jusqu'à leur suppression conformément à l'article 8.3. • La position partagée lors des appels de sécurité d'urgence ainsi que le motif et la note de la demande d'aide sont supprimés 1 an après la clôture de l'appel de sécurité ; la dernière position conservée pour les urgences est supprimée au plus tard au bout de 30 jours si elle n'est pas mise à jour ; l'enregistrement de l'appel de sécurité lui-même est conservé pendant la durée du Contrat de Service et jusqu'à sa suppression conformément à l'article 8.3. 8.2 En cas de cessation du Contrat de Service, Cosyworker ferme les comptes Administrateur de la Société. La Société est tenue de récupérer, avant la cessation, les données dont elle a besoin au moyen des outils d'export du Panneau Entreprise. 8.3 Dans les 30 jours suivant la demande écrite de la Société et, même en l'absence de demande, au plus tard dans un délai d'1 an suivant la cessation, Cosyworker supprime ou anonymise les données traitées pour le compte de la Société ainsi que les enregistrements d'entreprise propres à la Société (réponses aux enquêtes, justificatifs de dépenses, enregistrements des appels de sécurité, enregistrements d'invitation, comptes Administrateur, contacts d'urgence). Les données dont la conservation est obligatoire en vertu de la législation sont conservées jusqu'à l'expiration des délais correspondants. 8.4 Les comptes des Employés dans l'Application et les données relatives à leur utilisation individuelle de l'Application n'entrent pas dans le champ d'application du présent article.

9.1 Afin de prévenir le traitement illicite des données à caractère personnel et l'accès illicite à ces données, Cosyworker met en œuvre des mesures techniques et administratives, y compris le chiffrement de la transmission des données, la limitation de l'accès en fonction des habilitations, la nouvelle demande du mot de passe pour les opérations sensibles dans le Panneau Entreprise, la mise à disposition des justificatifs de dépenses dans un espace fermé au public et au moyen de liens à courte durée de vie, la tenue de journaux des opérations et des sauvegardes régulières. 9.2 Si Cosyworker a connaissance d'une violation de données affectant des données à caractère personnel des Employés de la Société, Cosyworker en informe la Société sans aucun retard. La notification indique, dans la mesure où ils sont connus, la nature de la violation, les catégories de données et le nombre de personnes concernées, les conséquences possibles et les mesures prises. 9.3 Les notifications à adresser au Conseil de la protection des données à caractère personnel et aux personnes concernées relèvent, pour les données dont chaque partie est responsable du traitement, de la responsabilité de cette partie. Les parties se prêtent mutuellement une assistance raisonnable pour la préparation de ces notifications.

Les Employés peuvent exercer leurs droits prévus à l'article 11 de la LPDP à l'égard de chacune des deux parties. Une demande reçue par l'une des parties et portant sur des données dont l'autre partie est responsable du traitement est transmise sans délai à l'autre partie. À la demande de la Société, Cosyworker fournit, dans une mesure raisonnable, les informations nécessaires au-delà des outils du Panneau Entreprise pour permettre de répondre aux demandes portant sur les données dont la Société est responsable du traitement.

À la demande écrite de la Société, Cosyworker fournit les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations découlant du présent Accord. La Société ne formule pas cette demande plus d'une fois par an, sauf dans les cas où la législation ou une autorité compétente l'exige autrement. Les informations fournies sont confidentielles et ne peuvent être utilisées qu'aux fins de l'évaluation de la conformité.

Chaque partie est responsable des dommages résultant de la violation de ses propres obligations découlant du présent Accord et de la LPDP. Les réclamations résultant du fait que la Société utilise les données auxquelles elle accède d'une manière contraire au présent Accord ou à la législation, n'informe pas ses Employés ou saisit dans le Panneau Entreprise des données qu'elle n'est pas autorisée à transférer à Cosyworker relèvent de la responsabilité de la Société. Les limitations de responsabilité prévues par le Contrat de Service s'appliquent également au présent Accord, dans la mesure permise par la législation.

Le présent Accord reste en vigueur tant que le Contrat de Service est en vigueur et aussi longtemps que Cosyworker continue de traiter des données à caractère personnel pour le compte de la Société. Cosyworker peut mettre à jour le présent Accord en raison de modifications de la législation ou du Service Entreprise. Le texte à jour est publié sur cette page ; les modifications substantielles sont notifiées à l'avance à la Société via le Panneau Entreprise ou par e-mail. Le présent Accord est soumis au droit turc. Sauf stipulation contraire du Contrat de Service, les tribunaux et bureaux d'exécution d'Istanbul (côté anatolien) sont compétents pour les litiges découlant de l'Accord.

Pour les questions, notifications et demandes relatives au présent Accord : E-mail : [email protected] Les notifications de la Société sont réputées valables lorsqu'elles sont envoyées depuis les adresses e-mail des Administrateurs enregistrées dans le Panneau Entreprise.